Las reuniones virtuales y videoconferencias son un medio de comunicación cada vez más popular; desde hace varios años contamos con herramientas como Skype, WhatsApp y Hangouts de Google, con las que era posible mantenernos en conexión de una forma cercana con amigos y familiares, pero esto ha cambiado. Hoy día, las videollamadas no están limitadas a nuestra gente de confianza, sino que son perfectas para trabajar, estudiar y estar en comunicación con nuestros jefes o empleados.
El caso es que las herramientas de videollamadas tuvieron que crecer y reinventarse para ofrecer soluciones a las empresas, al mundo de los negocios y a las instituciones públicas en este mundo globalizado y cada vez más dado a la tecnología, y es por eso que hay ya una variedad de softwares a nivel profesional que resultan sumamente útiles para el trabajo.
Con la llegada de la pandemia, esta realidad a la que ya estábamos caminando, sólo se aceleró y permitió que las herramientas de videoconferencias se convirtieran en las aplicaciones favoritas de todos, pues son la única opción para seguir operando desde casa y romper un poco las fronteras que el Covid – 19 nos puso a todos. Ahora, podemos elegir entre diversas opciones y una de esas más eficientes y utilizadas es Google Meet, así que te explicamos cómo crear una reunión en Google Meet y qué ventajas tienes esta aplicación para el trabajo, el estudio o nuestro círculo más cercano.
Reuniones en Google Meet
En 2017 el gigante tecnológico Google anunció que había creado un paquete de aplicaciones llamado G Suite, dentro del cual estaba Google Meet, que sería una solución más profesional y de pago que vendría a sustituir a Hangouts. Google Meet empezó a operar teniendo un largo camino por recorrer, pues existía Zoom, otra herramienta de videollamadas que ya había logrado apoderarse de las empresas y el mundo de los negocios; pero Google Meet fue creciendo rápidamente, y no es para menos, pues esta aplicación resulta muy segura y confiable para las reuniones virtuales, a diferencia de todos los problemas de hackeo y booming que Zoom ha presentado.
Meet, aunque salió al mercado con la desventaja de no tener una versión gratuita, pues para eso existe Hangouts, ha logrado convertirse en unas de las herramientas del momento y esto mejoró cuando en marzo de este año se anunció que ya estaba abierta una versión gratis de este software. Meet opera casi igual que Zoom, pero con algunas ventajas en cuanto a seguridad y encriptación de datos.
Como sea, unirse a una reunión en Google Meet es muy fácil, y puede lograrse mediante la versión de ordenador, el navegador web o la aplicación móvil disponible para iOS o Android. Puedes tener una cuenta de pago de la G Suite o simplemente puedes unirte con un correo Gmail o una ID de reunión, y el proceso en todos los casos es rápido y fácil. Además, puedes iniciar una reunión cuando lo desees, y agendarla en tu Google Calendar, el cual se integra a Google Meet y resulta muy útil para mantener nuestras actividades bajo control.
Google Meet, para los clientes de pago, ofrece almacenamiento en la nube de Google, así que no tendrás que preocuparte por dónde guardar los documentos y demás archivos que te compartan o compartas en las reuniones. Esta opción facilita en gran manera las cosas cuando se dictan seminarios o clases virtuales a través de Meet.
Crear una reunión desde el navegador
Puedes empezar una reunión dese la página web de Google Meet con sólo estar registrado en este navegador con tu cuenta usual de Google. Lo primero sería ir al navegador y escribir Google.com e iniciar sesión con tu cuenta de Google, que debería ser un correo Gmail si no tienes una cuenta de pago de la G SUITE (obviamente). Una vez inicias sesión tienes que ir a la esquina superior derecha y buscar el icono de las aplicaciones, donde seleccionas ‘Meet’.
Se abrirá una ventana donde podrás empezar a usar Google Meet con el correo tuyo; si quieres unirte a una reunión pues simplemente agrega el ID de reunión que te envió la persona que te invitó.
Este proceso es simple y puedes hacerlo, incluso, desde tu celular para que uses Meet en el SmartPhone. Puedes hacer el proceso de otra forma más corta, que sería escribiendo en el navegador Google Chrome de siempre, ‘Google Meet’. Te aparecerá una pequeña ventana donde te unes a Meet con el ID de reunión o con tu correo Gmail y listo. Al entrar, todo estará listo para que empieces a invitar a los demás participantes a la reunión. Las invitaciones las puedes enviar por correo electrónico, por WhatsApp o por cualquier otra aplicación que elijas en el momento. Si la reunión que vas a iniciar sólo tendrá un invitado más, puedes llamar a esa persona desde Meet, marcando un número telefónico.
Crear una reunión desde Google Calendar
Una de las ventajas de Google Meet es que mediante el Google Calendar puedes programar y empezar reuniones con mucha facilidad y organización. Tu Calendar se integra con Meet, como era de esperar, y para crear una reunión para hoy mismo o para otro día, bastará con que vayas a tu página del calendario como sueles hacer y que programes la cita; esto se hace igual que cuando vamos a agendar algún evento, sólo que en este caso estaremos creando es una videollamada por Meet. Al crear el evento, debes ingresar los datos de todos los contactos invitados a la reunión virtual y Google se encargará de enviarles la invitación, a través de un enlace por correo electrónico, a todos los invitados, así que tú no tienes que preocuparte de más nada. Al estos recibir la invitación, la reunión quedará agendada en su Google Calendar de manera automática.
Crear una reunión desde Gmail
Gracias a la versión gratuita de Google Meet, ahora es posible conseguir la herramienta integrada a nuestro correo Gmail, tal como nos aparecía Hangouts antes. Si deseas iniciar una reunión o una videollamada desde tu correo electrónico sólo tienes que entrar a la bandeja de entrada y buscar en el menú vertical ubicado en la izquierda de la pantalla el icono de Meet. Al hacer clic en él, te aparecerán dos opciones: empezar una reunión o unirte a una reunión.
Para que tú empieces la reunión pues elige la segunda opción, y de ahí en adelante el proceso es similar al que se sigue cuando abrimos Meet desde el navegador web.
Desde la aplicación Meet
También puedes crear una llamada en Google Meet desde la aplicación móvil, disponible para iOS o Android. Lo primero es descargar la app Meet en la Play Store o la Apple Store y una vez que esta se ha instalado tienes que ir al icono de Meet y abrirlo. Encontrarás una interfaz super sencilla y bien organizada, por lo que es muy fácil navegar en ella. Hay un icono más (+); tócalo para crear una reunión o si vas a unirte a una, pues introduce el nombre de la reunión o su ID.
La app de Meet funciona casi igual, así que no deberías tener mayor confusión para poder usarla. Hay algunas funcionalidades que puedes aprovechar, como activar o desactivar la cámara, enviar las invitaciones a los participantes y ver quiénes se han ido uniendo a la videollamada.
Consideraciones finales
Google Meet es una excelente herramienta para mantenernos en comunicación constante con nuestros compañeros de trabajo, con los jefes o familiares y amigos. Hay muchas otras opciones similares que podrían ser útil si simplemente buscas una aplicación para llamar a tus seres más cercanos, pero si buscas llamadas con audio y video de calidad, seguridad y funciones para compartir archivos de manera profesional, pues Meet es una herramienta que destaca ante las demás aplicaciones y que merece la pena la inversión.
La versión gratuita de este software es muy útil a pesar de que no permite grabar las reuniones y almacenarlas en la nube y podría sacarte de muchos apuros cuando tengas que acudir a las videollamadas. Está de más decir que las instituciones educativas, quienes dictan seminarios y cursos online, las empresas y quienes hacen negocios, les es más positivo invertir en alguna de las versiones de pago de Google Meet para aprovechar al máximo esta aplicación.