Hacer reuniones virtuales o videollamadas ya se ha convertido en un estilo de trabajo funcional para las empresas e instituciones educativas; con la llegada del Covid – 19 esto se terminó de consolidar, pues tuvimos que quedarnos en casa y trabajar y estudiar desde ella, asà que la gente debió confiar en una herramienta de comunicación que le permitiera seguir con sus actividades normales pero sin salir del hogar.
El caso es que gracias a estos nombres como Google Meet y Zoom se terminaron de consolidar, y el software del gigante tecnológico Google es uno de los más populares y aplaudidos para estos dÃas. Hay mucho que se puede aprovechar en Meet y ya hemos estado hablando sobre ello en nuestra web, pero aún queda un tema por tocar: cómo meter bots en Google Meet.
Los bots nos ayudan a moderar el chat y otras funciones de aplicaciones como estas, para facilitarnos el trabajo y que tengamos el control de las reuniones en todo tiempo. Si aún no sabes cómo sacarle el jugo a los bots en Google Meet, aquà te lo contamos.
Usar bots en Google Meet
Usar bots en Google Meet no es un tema tabú; Meet cuenta con un bot que sirve para moderar el chat en esta herramienta y que te ayuda a programar, cancelar o reprogramar reuniones de manera rápida y fácil.
Si tienes experiencia usando bots en otras plataformas, como Twitch por ejemplo, pues debes saber que no es muy distinto en Google Meet y que aprovechar esta ventaja puede librarte de muchos dolores de cabeza, sobre todo si tienes una cuenta en Meet con la G Suite debido a que creas reuniones con frecuencia. Los bots pueden convertirse en nuestra mano derecha cuando usamos Meet por motivos empresariales o para instituciones educativas, pues nos toca lidiar con muchos participantes y programar múltiples eventos.
Hace tiempo, era normal usar bots para el chat de Hangouts, pero ya es posible tenerlos también en Meet. Puedes usar el bot de Meet, agregar un bot de tu empresa o centro educativo, agregar bots de terceros o simplemente tú desarrollar un bot (si tienes estas habilidades), pues Google ha dejado libertad para ello; para saber más sobre las directrices de Google para los desarrolladores de bots puedes revisar la Documentación de API de Hangouts Chat.
Cómo usar bots en Meet
Como te decÃamos, los bots nos ayudan a moderar el chat y otras funciones especÃficas en Meet; cuando se inicia una conversación con ellos es posible que nos conectemos con Hangouts Chat y asà realizar ciertas tareas.
Si tienes una cuenta de organización puedes buscar bots de la empresa y agregarlos directamente en la sección ‘Bot’, del chat. Allà bastará con que hagas clic en el icono ‘más’ y que elijas un bot para el chat o hasta agregarlo a una sala. El bot se agregará y podrás empezar a usarlo escribiendo un mensaje.
Si quieres usar el bot de Meet en el chat de una sala porque tienes una cuenta de empresa (de la G Suite), tienes que contar con el permiso para ejecutar esta acción; de tenerlo, simplemente vas a la sección del chat > agregar bot y listo. Cada mensaje que escribas para el bot en las salas debe ir de la siguiente forma: @Meet + el mensaje o la acción deseada.
Cuando escribas @Meet en el chat de la sala, el bot sabrá que estás interactuando con él, lo que significa que el mensaje no quedará visible para los demás participantes del chat.
Acciones del bot de Meet
Una vez has agregado el bot de Meet al chat (o lo has activado), puedes pedirles ciertas acciones especÃficas, como por ejemplo:
- Programar una reunión con alguien, incluyendo la fecha y la hora de la reunión.
- Reprogramar una reunión para la fecha tal y a la hora tal
- Cancelar una reunión con alguien
- Posponer una reunión para tal hora o tal dÃa
- Consultar la agenda: aquà el bot te puede decir qué dÃas libres tienes para agendar más reuniones, cuáles son tus planes para un dÃa determinado, qué reuniones tienes para la próxima semana, etc.
Bots de chats disponibles en Google
Como te decÃamos, puedes agregar los bots que tú desees o lo que disponga tu empresa, pero por si acaso, Google ha creado varios bots y puedes agregarlos cuando quieras. Te los dejamos en una lista pues pueden serte útil no sólo para Google Meet sino para otras plataformas y redes sociales. Obviamente, los bots destinados a las redes sociales ofrecen funciones especÃficas para estas, y asà cada bot para cada plataforma.
- Zendesk
- Asana
- GitHub
- Google Drive
- Meet
- Salesforce
- Jenkins
- Giphy
- Zapier
Consideraciones finales
Para usar algún bot en las salas de Google tienes que tener permiso por parte del administrador para agregarlo, pues de lo contrario será imposible. Puedes ir a la página oficial de los bots de Google y leer más sobre cada uno de estos bots, sobre todo de Meet y Google Drive, antes de empezar a usarlos. La idea de utilizar bots en Meet es acortar el tiempo que lleva ejecutar ciertas acciones relacionadas con nuestra agenda, asà como moderar el chat y obtener información especÃfica cuando la requerimos.
Al contar con un bot en el chat este funge también como una base de datos donde se almacenarán mensajes del chat, lo que nos puede ayudar si más adelante necesitamos esa información. Un bot tiene la habilidad de encontrar el espacio adecuado para agendar una reunión con todos los participantes, considerando también la disponibilidad de todos y cada uno de ellos. ¿No suena maravilloso? ¡Asà nos evitamos malos ratos! El bot tendrá el arduo trabajo de dar con el dÃa y la hora perfectas cuando nos es posible a nosotros ponernos de acuerdo para una junta o una reunión de negocios.
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