Llevar un registro de los asistentes a una reuni贸n organizada en Teams es un proceso que, adem谩s de sencillo, permite conocer los nombres de cada integrante de la reuni贸n y verificar tanto la hora en la que se unieron como en la que se marcharon.
Descargar informes de asistencia en Teams
Lo primero que debemos considerar es que el informe de asistencia s贸lo puede ser descargado por los organizadores de la reuni贸n, quedando de parte del administrador, activar la funci贸n para que quede disponible.
Aclarado el punto, el informe de asistencia en Teams puede conseguirse en dos lugares distintos:
En el chat de reuni贸n
Luego de concluida la reuni贸n, esperaremos alrededor de 5 minutos antes de verificar la aparici贸n en el chat de un icono etiquetado como Informe de asistencia, posteriormente:
- Pinchar en el icono Informe de asistencia.
- Esperar que el informe se descargue en el dispositivo.
- Buscar el archivo en la carpeta Descargas, estar谩 disponible en formato CSV para ser abierto en Excel.
Listo, estos pasos nos llevar谩n a visualizar la asistencia a la reuni贸n en cuesti贸n, acotando que en el caso de reuniones peri贸dicas, la plataforma remite un informe 煤nico luego de cada repetici贸n.
En la invitaci贸n a la reuni贸n
Ahora bien, si se trata de verificar la asistencia en la invitaci贸n a la reuni贸n de Teams, los pasos cambian considerablemente, requiriendo:
- Ingresar a la plataforma de Teams
- Localizar el apartado que se enuncia como Calendario
- Abrir la reuni贸n
- Desplegar la pesta帽a de Detalles
- Ubicar el icono con la etiqueta Informe de asistencia
- Seleccionar el archivo para iniciar la descarga.
De la misma forma que en el caso de asistencias en el chat de reuni贸n, el archivo podr谩 ser descargado en formato CSV, lo que implica la posibilidad de utilizar Excel para visualizarlo.
En cuanto a reuniones peri贸dicas, el acceso al informe de asistencia disponible en la pantalla Detalles, limita el acceso exclusivo a la 煤ltima repetici贸n de la reuni贸n.
Problemas conocidos y limitaciones
Aunque resulta sencillo para los organizadores acceder a la lista de asistencia en reuniones organizada en Teams, la disponibilidad del documento supone ciertas limitaciones.
En primer lugar, en el particular de una sala de reuni贸n 煤nicamente tendr谩n acceso a los nombres en el chat de la sala luego de que alguno de sus integrantes lo active a trav茅s de un mensaje.
Por otra parte, s贸lo dispondr谩n de un informe de asistencia en el caso de que alguien inicie una segunda reuni贸n durante otra en curso utilizando la misma conversaci贸n del canal; en palabras m谩s simples en dos reuniones que comparten canal el informe de asistencia ser谩 exclusivo de la segunda.
Finalmente est谩 el hecho de quedar fuera del informe aquellos que aguardan en la sala de espera (o los que no son admitidos en la reuni贸n) aun cuando antes de llegar a su fin, formen parten de ella lo que compromete la precisi贸n de la informaci贸n.
